Belegvernichtung

Die Ablage sämtlicher Geschäftsunterlagen, über die gesamte Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren, in Papierform, bindet zum einen räumliche Ressourcen und ist zum anderen mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden.

Durch die Nutzung von Unternehmen Online werden Ihre Belege im DATEV Rechenzentrum revisionssicher archiviert. Gehen Sie einen Schritt weiter, hin zur Vernichtung der Originalbelege nach der digitalen Archivierung durch Ersetzendes Scannen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierzu sind durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Voraussetzung für die digitale Archivierung und die anschließende Vernichtung der Papierbelege sind die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Belegvernichtung der Steuerkanzlei Hess

Die Schaffung eines Internen Kontrollsystems im Unternehmen bedeutet, dass vorhandene Abläufe geprüft und Zuständigkeiten festgelegt werden. Auf Basis von technischen und organisatorischen Maßnahmen soll die Umsetzung der Entscheidungen und Ziele der Geschäftsleitung sichergestellt werden. Die Verfahrensdokumentation dient der Aufzeichnung des Wegs der Belege und der entsprechenden Prozesse im Unternehmen und in der Steuerkanzlei.

Wir unterstützen Sie gerne bei der individuellen Umsetzung dieser Vorgaben und der Implementierung von Prozessen. Anhand von Musterprozessen und -dokumentationen können wir in diesem Bereich gezielt Hilfestellung geben und eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen finden. Gerne überprüfen wir auch einige Monate nach Einführung der digitalen Archivierung, dass alle erforderlichen Vorgaben erfüllt werden.

Ihre Vorteile der digitalen Archivierung

  • Wegfall des Papierarchivs durch Vernichtung der Papierbelege (Ersetzendes Scannen)
  • Schnellere Wiederauffindbarkeit der Belege
  • Dezentraler Zugriff auf die Belege
  • Revisionssichere Archivierung Ihrer Daten im DATEV-Rechenzentrum
  • Überprüfung und Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe durch das Interne Kontrollsystem und die Verfahrensdokumentation

Die digitale Archivierung ist nicht nur ein Thema in Bezug auf Ihre Buchhaltungsunterlagen. Darüber hinaus können auch Geschäftsbriefe, Lieferscheine, Bestellungen, Angebote, usw. digital archiviert werden. Dies stellt ein schnelleres Wiederauffinden der Belege sicher und vereinheitlicht die Ablagestruktur in Ihrem Unternehmen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung eines Prozesses für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen. Gerne informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch über individuelle Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.